Jenis Surat
Surat secara umum digolongkan menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat
dinas, dan surat niaga apabila ditinjau dari segi bentuk, isi, dan
bahasanya.
Sedangkan apabila digolongkan berdasarkan berdasarkan pemakaiannya
dapat dibagi menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat resmi, dan surat
dinas.
Surat pribadi
Surat pribadi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi.
Surat dapat berupa korespondensi antara sesama teman atau keluarga.
Ciri-ciri surat pribadi yaitu
:
- Tidak menggunakan kop surat
- Tidak ada nomor surat
- Salam pembuka dan penutup bervariasi
- Penggunaan bahasa bebas, sesuai keinginan penulis
- Format surat bebas
Surat Resmi
Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik
perseorangan, instansi, maupun organisasi; misalnya undangan, surat
edaran, dan surat pemberitahuan. Ciri-ciri surat resmi
:
- Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi
- Ada nomor surat, lampiran, dan perihal
- Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim
- Penggunaan ragam bahasa resmi
- Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi
- Ada aturan format baku
Bagian-bagian surat resmi:
Kop surat terdiri dari:
- Nama instansi/lembaga, ditulis dengan huruf kapital/huruf besar.
- Alamat instansi/lembaga, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil
- Logo instansi/lembaga
- Nomor surat, yakni urutan surat yang dikirimkan
- Lampiran, berisi lembaran lain yang disertakan selain surat
- Hal, berupa garis besar isi surat
- Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat)
- Alamat yang dituju (jangan gunakan kata kepada)
- Pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda koma)
- Isi surat
Uraian isi berupa uraian hari, tanggal, waktu, tempat, dan sebagainya
ditulis dengan huruf kecil, terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang
disempurnakan (EYD) haruslah menyesuaikan.
Penutup surat, berisi
- salam penutup
- jabatan
- tanda tangan
- nama (biasanya disertai nomor induk pegawai atau NIP)
- Tembusan surat, berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang adanya suatu kegiatan
Surat Niaga
Surat niaga digunakan bagi badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha
niaga seperti industri dan usaha jasa. Surat ini sangat berguna dalam
membangun hubungan dengan pihak luar sehingga harus disusun dengan baik.
Surat niaga terdiri atas surat jual beli, kwintansi, dan perdagangan;
dan dapat dibagi atas surat niaga internal dan surat niaga eksternal.
Salah satu contoh dari surat niaga adalan surat penawaran dan surat penagihan.
Surat Dinas
Surat dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti
instansi dinas dan tugas kantor. Surat ini penting dalam pengelolaan
administrasi dalam suatu instansi.
Fungsi dari surat dinas yaitu sebagai dokumen bukti tertulis, alat
pengingat berkaitan fungsinya dengan arsip, bukti sejarah atas
perkembangan instansi, dan pedoman kerja dalam bentuk surat keputusan
dan surat instruksi.Ciri-ciri surat dinas
:
- Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan
- Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal
- Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku
- Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi
- Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor pembuat surat
- Format surat tertentu
Surat Lamaran Pekerjaan
Surat lamaran pekerjaan adalah surat yang dibuat dan dikirimkan oleh
seseorang yang ingin bekerja di sebuah kantor, perusahaan ataupun
instansi tertentu. Surat lamaran pekerjaan termasuk surat dinas atau
resmi. Oleh karena itu, terdapat aturan-aturan tertentu yang harus
diperhatikan dalam penulisannya. Secara umum surat memiliki
bagian-bagian seperti berikut ini.
- Kepala surat
- Tempat dan tanggal pembuatan surat
- Nomor surat
- Lampiran
- Hal atau perihal
- Alamat tujuan
- Salam pembuka
- Isi surat yang terbagi lagi menjadi tiga bagian pokok yaitu :
- paragraf pembuka
- isi surat
- paragraf penutup
- Salam penutup
- Tanda tangan dan nama terang
jhj
Surat Elektronik
- Artikel utama: Surat Elektronik
Dengan berkembangnya teknologi, surat pun semakin mengalami
pembaharuan, misalnya dengan adanya surat elektronik. Surat elektronik
atau surel merupakan surat yang pengirimannya berbasis pada penggunaan
internet. Pada awalnya, perusahaan bernama Olt Break and Newman
dikontrak oleh Departemen Pertahanan Amerika Serikat untuk membuat
ARPANET pada 1969.
ARPANET ini singkatan dari
Advanced Research Projects Agency Network yang bertujuan untuk meciptakan metode komunikasi antara intitusi pendidikan dengan militer.
Pada tahun 1971, Ray Tolimson bertugas dalam proyek
SNDMSG
yang berfungsi untuk mengirim dan menerima pesan dalam mesin yang sama.
Ray awalnya bereksperimen dengan SNDMSG untuk meninggalkan pesan di
komputer sehingga muncul lah protokol
CYPNET
yang mampu mengirimkan pesan ke komputer lain yang masih berada dalam
jaringan ARPANET. Ini lah yang menjadi cikal bakal surat elektronik.
Untuk mengakses surel, kita bisa memilih ssalah satu cara. Pertama dengan menggunakan
browser seperti
Internet Explorer atau
Mozilla Firefox. Surel dengan basis
browser biasanya menyediakan layanan tersebut secara gratis. Kedua dengan program pengakses surel seperti
Microsoft Outlook. Keuntungannya kita tidak harus selalu membuka internet untuk membuka surel yang ada.